Usein kysytyt kysymykset
Onko sinulla kysyttävää tapahtumatuotantoihimme tai tapahtumien järjestämiseen liittyen? Vastaus kysymykseesi saattaa löytyä tältä sivulta!
Usein kysyttyä - yleistä
Ulkoistamalla tapahtuman järjestämisen ja tuotannon säästät aikaa ja vapaudut stressistä – voit keskittyä itse tapahtumaan ja olla vieraana omassa tapahtumassasi! Ammattimainen toteutus parantaa lopputulosta ja tapahtumakumppani varmistaa, että kaikki menee suunnitelman mukaan. Tapahtuman järjestäminen on yllättävän aikaa vievää, joten ulkoistamalla tapahtumasi voit itse keskittyä omaan ydinliiketoimintaasi.
Ehdottomasti. Usein parhaat tapahtumat syntyvät, kun tehdään yhteistyötä alusta asti. Tuomme ideoinnissa mukaan kokemuksemme yli 25 vuoden ajalta ja sinä voit esittää toiveesi tapahtuman luonteen, budjetin, tunnelman ja toteutuksen suhteen. Ei haittaa, vaikkei sinulla vielä olisi ideaakaan, me ideoimme kanssasi!
Suosittelemme aloittamaan tapahtuman suunnittelun mahdollisimman aikaisin – tyypillisesti esimerkiksi yritysten pikkujouluja, kesäpäiviä ja muita yritystapahtumia aletaan suunnittelemaan yli 6 kuukautta ennen tapahtumaa. Suuremmissa tapahtumissa valmistelu voi alkaa jopa 6–12 kuukautta etukäteen ja pienemmissä riittää hyvin esimerkiksi 1-2 kuukauden suunnittelu- ja järjestelyaika.
Etenkin jos haluat juhlasi tiettyyn sesonkiin (pikkujoulusesonki, toukokuun kesätapahtumasesonki), on hyvä huomioida että mitä aiemmin aloittaa suunnittelun, sitä varmemmin saamme varattua sinulle toivomustesi mukaiset esiintyjät, juhlapaikat ja tarjoilut!
Kyllä. Voimme vastata koko tapahtumasta ideoinnista toteutukseen, mukaan lukien ohjelma, esiintyjät, tekniikka, kalusteet, tilat, catering ja henkilöstö. Suunnittelemme koko tapahtuman rungon ja aikataulun, varaamme kaikki tarvittavat palvelut, tiedotamme kaikkia osapuolia tapahtuman kulusta ja olemme myös paikan päällä varmistamassa, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan. Hoidamme myös tapahtuman jälkeiset työt, jotta tilat jäävät siistiin kuntoon.
Rohki Eventsin toimitilat sijaitsevat Oulussa, mutta toteutamme tapahtumia koko Suomessa. Team SimiSami Oy:n liiketoimintakaupan myötä vaikutamme erityisen vahvasti Pohjois-Suomessa ja toteutamme tapahtumia yli 25 vuoden kokemuksella. Kumppaniverkostomme avulla toteutamme laajojakin kokonaisuuksia ja suuriakin tapahtumia valtakunnallisesti, paikallisia toimijoita suosien.
Tapahtuman hinta riippuu täysin tapahtumasta, osallistujamäärästä, ohjelman laajuudesta, tapahtuman sijainnista ja kaikista sen elementeistä. Pienemmät kokonaisuudet (aktiviteetit, ohjelmat, yksittäiset esiintyjät) voivat lähteä muutamasta tuhannesta eurosta, kun taas yleisimmin yritys- ja henkilöstötapahtumat ovat kokonaishintalapultaan joitakin kymmeniä tuhansia euroja, sisältäen kuukausien etukäteistyön, tapahtuman aikaisen tuotannon, ohjelman ja esiintyjät, tapahtumahenkilöstön ja tapahtuman jälkeisiä toimenpiteitä. Suurtapahtumien kustannukset nousevat korkeammalle.
Jokaiselle budjetille löytyy jotakin ja lähdemmekin suunnittelussa aina asiakkaamme toiveista ja siitä, mitkä elementit tapahtumassa ovat asiakkaalle kaikkein tärkeimpiä. Omaa tapahtumabudjettia ja sen maksimirajoja on hyvä miettiä etukäteen, sillä se helpottaa eri vaihtoehtojen tarjoamista.
Kyllä. Voit tilata meiltä yksittäisiä palveluita, kuten esiintyjän, ohjelmapalvelun, tapahtumatekniikan tai tapahtumasuunnittelun. Vuokraamme erilaista tapahtumakalustoa ja aktiviteetteja usein irrallaan, kysy siis rohkeasti!
Hinta riippuu esimerkiksi tapahtuman koosta, osallistujamäärästä, ohjelmasta ja esiintyjistä, tekniikasta ja kalustosta, tapahtumapaikasta ja budjetistanne. Teemme aina räätälöidyn tarjouksen tapahtuman tarpeiden mukaan. Avaimet käteen- periaatteella tuotetuissa tapahtumissamme on myös aina tuottajan lisäksi oma ammattitaitoinen tapahtumahenkilöstö, joiden määrä vaikuttaa myös hintaan. Tapahtumakokonaisuuden ulkoistaminen on sinulle helppoa, sillä saat yhden laskun joka sisältää kaikki tapahtuman osa-alueet, ja hinta on ennalta sovittu.
Voit ottaa meihin yhteyttä lomakkeella, puhelimitse tai sähköpostilla. Mikäli sinulla on jo ajatusta toivomastasi tapahtumasta, voit kertoa ideoitasi jo yhteydenottovaiheessa. Hyödyllisiä tietoja meille ovat esimerkiksi tapahtuman tyyppi, tapahtuman sijainti, osallistujamäärä, ajankohta ja alustava budjetti.
Tapahtumissa muutokset ovat normaaleja ja hoidamme erilaiset yllättävät tilanteet ammattitaidolla. Olemme joustava kumppani ja reagoimme muutoksiin tilanteen mukaan. Sopimuksemme on siinä vaiheessa sitova, kun olemme tehneet töitä tapahtuman järjestelyiden eteen tai varanneet toimijoita tapahtumaan. Tapahtuman siirto toiseen ajankohtaan on kuitenkin aina mahdollista.
Meidät kannattaa valita, jos haluat merkityksellisen tapahtuman, toteutettuna suurella sydämellä, hyvällä sykkeellä ja varmalla otteella! Meiltä löytyy yli 25 vuoden kokemus tapahtumien ammattimaisesta järjestämisestä ja tuottamisesta ja olemme asiakaslähtöinen kumppani. Meille on tärkeintä ylittää odotuksesi ja auttaa sinua tarjoamaan henkilöstöllesi, asiakkaillesi tai muille vieraillesi ikimuistoinen tilaisuus! Laajan kumppaniverkostomme ja kattavan tapahtumatyöntekijä.- ja esiintyjäverkostomme ansiosta saamme tapahtumaasi parhaat esiintyjät ja yllättävimmät ohjelmat.
UKK - yritystapahtumat
Toteutamme yritysjuhlat ja gaalat, asiakastilaisuudet, lanseeraukset, verkostoitumistapahtumat, seminaarit ja workshopit sekä tapahtumat kauppakeskuksiin ja myymälöihin. Meillä on kokemusta kaikenkokoisista tilaisuuksista – muutaman kymmenen hengen kokouksesta tuhansien vieraiden tapahtumiin.
Kyllä. Autamme kirkastamaan tapahtuman kohderyhmän, viestin ja tavoitteet sekä autamme myös tavoitteiden saavuttamisen mittaamisessa.
Suunnittelemme tapahtuman huolellisesti, koordinoimme toteutuksen oman tapahtumahenkilöstömme kesken ja hyödynnämme laadukkaita yhteistyökumppaneitamme. Meillä on selkeä prosessi ja kommunikoimme aktiivisesti koko projektin ajan. Olemme tuottaneet ja toteuttaneet yritystapahtumia yli 25 vuoden ajan, joka tuo varmuutta toteutukseen. Samaan aikaan olemme innokkaita oppimaan jatkuvasti uutta ja pidämme osaamistamme ajan tasalla.
Useimmat yritystapahtumat kannattaa aloittaa suunnittelemaan 2–6 kuukautta etukäteen. Suuremmissa tapahtumissa, kuten avajaisissa tai gaalailloissa, suosittelemme aloittamaan jopa 6–12 kuukautta aiemmin.
Etenkin jos haluat juhlasi tiettyyn sesonkiin (pikkujoulusesonki, toukokuun kesätapahtumasesonki), on hyvä huomioida että mitä aiemmin aloittaa suunnittelun, sitä varmemmin saamme varattua sinulle toivomustesi mukaiset esiintyjät, juhlapaikat ja tarjoilut!
UKK - henkilöstötapahtumat
Järjestämme mm. yrityksen vuosijuhlat, avajaiset, pikkujoulut, kesäjuhlat ja palkitsemistilaisuudet. Lisäksi tuotamme yrityksille kokoukset ja koulutukset sekä erilaiset tiimipäivät, tyky- ja virkistyspäivät ja afterworkit. Kauttamme hoituvat myös perhetapahtumat ja Lapsi mukaan töihin -päivän ohjelmat ja aktiviteetit! Kun haluat sitouttaa henkilöstösi ja osoittaa arvostuksesi heille, panosta henkilöstötapahtumiin. Tilaisuus voi olla suuri tai pieni, henkilöstösi arvostaa sitä varmasti.
Kyllä. Tarjoamme erilaisia aktiviteetteja ja tiimihaasteita henkilöstötapahtumaasi. Esimerkiksi tietovisat, kaupunkiseikkailut ja erilaiset kisailut ovat suosittu ohjelma tiimipäiviin. Myös liikunta- ja rentoutuspalvelut ja erilaiset lajikokeilut ovat suosittuja. Meiltä saat myös hauskat nopeuspelit, pelikoneet ja laitteet sekä muut tapahtuman vetonaulat.
Perhepäiviin ja Lapsi mukaan töihin -päiviin voit vuokrata pomppulinnat, onnenpyörät, hattara- ja popcorn- koneet, askartelupisteet ja innokkaan henkilökunnan eri pisteille. Suuremmissa henkilöstötapahtumissa saat kauttamme koko paketin (esiintyjät, tilat, catering ja tarjoilut, majoitus, kuljetukset, tekniikka, kalusto, henkilökunta) yhdellä laskulla.
Kyllä. Itse asiassa parhaat henkilöstötapahtumat ovat juuri niitä, joissa rentous ja tavoitteellisuus kulkevat käsi kädessä. Rento ilmapiiri madaltaa kynnystä osallistua, lisää vuorovaikutusta ja auttaa ihmisiä olemaan aidosti läsnä, mikä puolestaan tekee viestien perillemenosta tehokkaampaa.
Samalla tapahtumalla voi olla selkeitä liiketoiminnallisia tavoitteita, kuten sitoutumisen vahvistaminen, strategian jalkauttaminen tai tiimien välisen yhteistyön kehittäminen. Kun sisältö on suunniteltu huolellisesti ja paketoitu helposti lähestyttävään muotoon, tavoitteet saavutetaan luontevasti ilman, että tunnelma kärsii.
Henkilöstön hyvinvoinnin näkökulmasta onnistunut tapahtuma tarjoaa irtioton arjesta, vahvistaa yhteisöllisyyttä ja lisää motivaatiota. Kun ihmiset viihtyvät ja kokevat olevansa osa kokonaisuutta, vaikutus näkyy suoraan työilmapiirissä, sitoutumisessa ja lopulta myös liiketoiminnan tuloksissa.
UKK - teemajuhlat
Teemabileet kannustavat vieraita heittäytymään ja karistamaan arjen huolet harteilta. Ne tarjoavat luvan irrottautua totutusta ja sukeltaa hetkeksi toiseen maailmaan, jossa mielikuvitus saa viedä mukanaan. Teemajuhlassa tapahtuma rakentuu selkeän teeman ympärille, joka näkyy somistuksessa, ohjelmassa, pukeutumisessa ja tunnelmassa. Pienimmistä yksityiskohdista aina näyttäviin elementteihin asti kaikki tukee valittua teemaa ja tekee kokemuksesta yhtenäisen.
Kyllä. Räätälöimme teemajuhlat aina asiakkaan toiveiden mukaan ja voimme olla yhdessä ideoimassa ja suunnittelemassa haluttua teemaa. Joskus asiakkaalla on selkeä visio haluamastaan teemasta, mutta usein me heittelemme ideoita ja lopulta valitaan se teema, joka kaikkein eniten houkuttelee. Teema voi liittyä esimerkiksi tiettyyn aikakauteen (20- luvun salakapakka, 70- luvun disco, ysäri...), eri vuodenaikoihin ja juhlapäiviin (halloween, joulu, venetsialaiset, oktoberfest...), väriteemat, tietyt paikat (afterski, Las Vegas, rantabileet, rokkifestarit...), sarjoihin tai elokuviin, lasten tuntemiin hahmoihin tai mihin tahansa muuhun. Teema voi olla myös oman porukkanne sisäpiirivitsiin liittyvä juttu!
Kyllä. Voimme toteuttaa somistuksen ja visuaalisen ilmeen kokonaisuudessaan. Meiltä löytyy valtavasti rekvisiittaa eri teemoihin ja tavoitteemme on ylittää aina odotukset. Tavoite on se, että kun vieraat astuvat juhlapaikalle, kuuluu ihastuneen hämmästynyt huokaisu. Teemabileissä aikuinenkin saa heittäytyä leikkiin ja karistaa arjen huolet harteiltaan.
UKK - ohjelmapalvelut
Kauttamme saat monipuolisen valikoiman ohjelmaa ja aktiviteetteja erilaisiin tapahtumiin – aina kevyestä viihteestä elämyksellisiin kokonaisuuksiin. Tarjontaan kuuluvat esimerkiksi hattara- ja popcornkoneet, hodarikärryn, nopeuspelit, pelikoneet ja muut viihdelaitteet, jotka tuovat tapahtumaan rentoa tekemistä ja hyvää fiilistä.
Lisäksi järjestämme valokuvauskoppeja ja kuvausseiniä, tietovisoja, kaupunkiseikkailuja sekä erilaisia tiimikisoja, jotka aktivoivat osallistujia ja vahvistavat yhteishenkeä. Valikoimaan kuuluvat myös elämysohjelmat ja esiintyjät sekä luontoelämykset ja ohjatut retket.
Kokonaisuus räätälöidään aina tapahtumanne tavoitteiden, kohderyhmän ja tunnelman mukaan, jotta ohjelma tukee tapahtumaa parhaalla mahdollisella tavalla.
Kyllä. Tarjoamme erilaisia aktiviteetteja ja tiimihaasteita, jotka osallistavat vieraita. Esimerkiksi tietovisat, kaupunkiseikkailut ja erilaiset kisailut ovat suosittu ohjelma tiimipäiviin. Myös liikunta- ja rentoutuspalvelut ja erilaiset lajikokeilut ovat suosittuja. Meiltä saat myös hauskat nopeuspelit, pelikoneet ja laitteet sekä muut tapahtuman vetonaulat.
Perhepäiviin, lastentapahtumiin ja yritysten Lapsi mukaan töihin -päiviin voit vuokrata pomppulinnat, onnenpyörät, hattara- ja popcorn- koneet, askartelupisteet ja innokkaan henkilökunnan eri pisteille.
Kyllä, ohjelma voidaan räätälöidä täysin toiveidenne mukaan. Suunnittelemme kokonaisuuden aina tapahtuman tavoitteet, kohderyhmän, teeman ja budjetin huomioiden.
Voimme muokata olemassa olevia konsepteja tai rakentaa täysin uuden ohjelmakokonaisuuden alusta asti. Näin varmistamme, että sisältö sopii juuri teidän tapahtumaanne ja tukee haluttua tunnelmaa sekä tavoitteita.
UKK - esiintyjät
Kauttamme löydät DJ:t, karaokevetäjät, artistit ja bändit, juontajat, taikurit, puhujat ja erilaiset show-esiintyjät. Esiintyjät valitaan aina yhdessä toiveidenne mukaan ja me autamme ideoimaan tapahtumaasi juuri teille sopivat esiintyjät.
Autamme valitsemaan esiintyjän tapahtuman kohderyhmän, tunnelman ja budjetin mukaan. Esiintyjien valintaan vaikuttaa myös tapahtumabudjetti - halutaanko tapahtumaan tunnettu artisti vai mieluummin paikallinen esiintyjä hyvällä meiningillä.
Joskus esiintyjillä on oma tekniikka, tekninen tiimi tai teknikko mukana ja tarvittaessa kauttamme saa myös esiintymistekniikan ja teknikon paikalle. Ammattitaitoinen teknikko huolehtii siitä, että säädöt ovat kohdillaan, äänitaso oikea ja esitys on laadukkaasti toteutettu.
UKK - tapahtumatuotanto
Tapahtumatuotanto on kokonaisuus, jossa ideasta rakennetaan toimiva ja vaikuttava elämys.
Tapahtumatuottaja vastaa käytännössä koko kokonaisuuden sujuvuudesta ja toimii projektin vetäjänä alusta loppuun. Hän suunnittelee aikataulut, budjetin ja tapahtuman rakenteen, kilpailuttaa ja koordinoi alihankkijat, varaa esiintyjät sekä huolehtii tarvittavista luvista ja sopimuksista.
Tuottaja organisoi tekniikan, kaluston ja henkilöstön, rakentaa tapahtumapaikan toimivaksi kokonaisuudeksi ja varmistaa, että kaikki osa-alueet tukevat toisiaan. Tapahtumapäivänä hän johtaa tuotantoa paikan päällä, reagoi nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja huolehtii siitä, että kokonaisuus etenee suunnitelmien mukaisesti – aina purkuun ja jälkitöihin asti.
Kyllä, voimme toimia tapahtuman päävastuullisena tuottajana – mutta yhtä hyvin voimme tulla mukaan myös rajatumpaan rooliin, riippuen tarpeestanne. Kaikki sovitaan joustavasti projektikohtaisesti.
Voimme ottaa kokonaisvastuun tapahtumasta ideoinnista toteutukseen ja jälkitoimiin asti, tai keskittyä vain tiettyihin osa-alueisiin, kuten tekniikkaan, ohjelmaan tai käytännön järjestelyihin. Rakennamme roolimme aina niin, että se tukee parhaiten tapahtumanne tavoitteita ja resursseja.
Pidämme budjetin hallinnassa jo suunnittelun alkuvaiheesta lähtien. Sovimme kokonaisuuden laajuuden, sisällön ja hinnat selkeästi sopimusvaiheessa, jolloin kustannukset ovat tiedossa eikä yllätyksiä pääse syntymään.
Mikäli tapahtuman aikana tai suunnittelun edetessä ilmenee tarve lisäpalveluille tai muutoksille, kaikki mahdolliset lisäkulut käydään aina erikseen läpi ja hyväksytetään etukäteen. Näin varmistamme, että budjetti pysyy hallinnassa ja se on läpinäkyvä koko projektin ajan.
UKK - tapahtumakalusto ja tekniikka
Tapahtumatekniikka kattaa kaikki tapahtuman toteutukseen liittyvät tekniset ratkaisut ja tekniikan tarve riippuu aina tapahtumasi eri elementeistä. Erilaista tapahtumatekniikkaa ovat esimerkiksi äänentoisto, valaistus, AV- ja videotekniikka (näytöt, projektorit, LED-seinät), sekä erilaiset erikoistehosteet. Kalustoa taas ovat esimerkiksi lavarakenteet, trussit, molton- verhot, teltat, pöydät, tuolit. Lisäksi tapahtumassa on usein lavasteita tai somisteita sekä erilaisia aktiviteetteja. Kokonaisuus suunnitellaan aina tapahtuman tarpeiden ja tilan mukaan.
Kyllä, tekniikkaa voi vuokrata myös itsenäisesti ilman muita palveluita. Osa asiakkaistamme haluaa meidän järjestävän koko tapahtuman avaimet käteen -periaatteella, osa taas tarvitsee pelkästään äänentoistoa tai valaistusta. Sinä päätät, me autamme!
Tarvittaessa kyllä. Suosittelemme teknikon käyttöä useimpiin tapahtumiin, jotta tekniikka toimii sujuvasti ja tapahtuma onnistuu parhaalla mahdollisella tavalla. Etenkin suuremmissa teknisissä kokonaisuuksissa teknikko on välttämätön, mutta pienemmissä tarpeissa (karaokelaitteet, kevyt äänentoisto) vuokraamme pelkät laitteet ja opastamme niiden käyttöön.
Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi?
Kysy kysymyksesi yhteydenottolomakkeemme kautta - vastaamme kaikkiin yhteydenottoihin nopeasti.
Elämäsi tilaisuus
Haluatko lukea lisää tapahtumien järjestämisestä? Tutustu kirjoituksiimme!

Hyvä ohjelma yritystapahtumaan – mikä oikeasti toimii?

Millainen juontaja sopii erilaisiin tilaisuuksiin?

Millainen ohjelma sopii yritysjuhliin? 7 toimivaa ideaa
Suunnitteletko tapahtumaa?
Pyydä tarjous ja kerro suunnittelemastasi tapahtumasta. Vastaamme yhteydenottoihin nopeasti, usein jo samana arkipäivänä.
